Τι είναι και γιατί το κάνουμε
Όταν χρησιμοποιούμε το σύστημα υποστήριξης IdiconWeb, μπορεί να συμβεί να μην φτάσει στον πελάτη η απάντηση σε κάποιο αίτημα που έχει στείλει. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει σύγχυση και καθυστερήσεις στην επίλυση του προβλήματος. Η επιστολή απάντησης σε αιτήματα που λείπουν είναι ένα μήνυμα που στέλνουμε για να διορθώσουμε αυτή την κατάσταση και να ενημερώσουμε τον πελάτη σωστά.
Με αυτόν τον τρόπο, διασφαλίζουμε ότι ο πελάτης λαμβάνει την απαραίτητη πληροφόρηση και νιώθει ότι το αίτημά του έχει ληφθεί υπόψη.
Βήματα (Step-by-step)
- Συνδεθείτε στο IdiconWeb με τα στοιχεία σας.
- Ανοίξτε το αίτημα υποστήριξης που δεν έχει απαντηθεί σωστά ή λείπει η απάντηση.
- Ελέγξτε το ιστορικό μηνυμάτων για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχει σταλεί ήδη απάντηση.
- Πατήστε το κουμπί Απάντηση ή Αποστολή νέου μηνύματος.
- Γράψτε μια σύντομη και ευγενική επιστολή που εξηγεί την καθυστέρηση ή το λάθος και δώστε την απαραίτητη πληροφορία.
- Πριν στείλετε, ελέγξτε το μήνυμα για ορθογραφικά λάθη και σαφήνεια.
- Πατήστε Αποστολή για να σταλεί η επιστολή στον πελάτη.
Παράδειγμα:
Αγαπητέ πελάτη,
Σας ζητούμε συγγνώμη που δεν λάβατε νωρίτερα την απάντησή μας. Παρακάτω θα βρείτε τις πληροφορίες που ζητήσατε σχετικά με το λογαριασμό σας.
Ευχαριστούμε για την κατανόηση.
Έλεγχος ότι πέτυχε
- Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα εμφανίζεται στο ιστορικό του αιτήματος.
- Ελέγξτε αν ο πελάτης έχει λάβει το email (μπορείτε να δείτε την κατάσταση αποστολής στο IdiconWeb).
- Εάν είναι δυνατόν, ζητήστε από τον πελάτη να επιβεβαιώσει την παραλαβή.
Συχνά λάθη
- ⚠️ Αποστολή της ίδιας απάντησης πολλές φορές.
- ⚠️ Ξεχάστε να ελέγξετε αν έχει ήδη απαντηθεί το αίτημα.
- ⚠️ Μην είστε σαφείς ή ευγενικοί στο μήνυμα.
- ⚠️ Μη χρησιμοποιείτε τεχνικούς όρους που μπορεί να μπερδέψουν τον πελάτη.
Αν δεν λυθεί — τι να στείλεις στο support (λίστα)
- Περιγραφή του προβλήματος με την αποστολή απαντήσεων.
- Αριθμό του αιτήματος που λείπει η απάντηση.
- Ημερομηνίες και ώρες που προσπαθήσατε να στείλετε
