Τι είναι και γιατί το κάνουμε
Η αποστολή επαγγελματικών email σημαίνει να στέλνουμε μηνύματα που είναι καθαρά, ευγενικά και κατανοητά. Αυτό βοηθά να δείξουμε σεβασμό στον παραλήπτη και να αποφύγουμε παρεξηγήσεις ή να θεωρηθεί το email μας ανεπιθύμητο (spam). Με σωστά email, η επικοινωνία γίνεται πιο αποτελεσματική και η εικόνα της εταιρείας ή του ατόμου βελτιώνεται.
Βήματα (Step-by-step)
- Γράψε σαφτικό θέμα (subject): Βάλε έναν τίτλο που να δείχνει τι περιέχει το email. Π.χ.
Αίτηση για υποστήριξη στο IdiconWeb.
- Χαιρετισμός: Ξεκίνα με έναν ευγενικό χαιρετισμό, π.χ. «Καλημέρα» ή «Αγαπητέ/ή κ. Παπαδόπουλε».
- Σύντομο και σαφές μήνυμα: Γράψε με απλά λόγια τι θέλεις ή τι πρόβλημα έχεις. Μην γράφεις πολλά περιττά λόγια.
- Παράδειγμα ή λεπτομέρειες: Αν χρειάζεται, δώσε ένα μικρό παράδειγμα ή περιέγραψε το πρόβλημα. Π.χ. «Όταν προσπαθώ να στείλω email, εμφανίζεται μήνυμα λάθους».
- Κλείσιμο: Ευχαρίστησε και γράψε «Με εκτίμηση» ή «Ευχαριστώ πολύ».
- Έλεγχος πριν την αποστολή: Διάβασε το email για ορθογραφικά λάθη και βεβαιώσου ότι όλα είναι κατανοητά.
Έλεγχος ότι πέτυχε
- Βεβαιώσου ότι το email έφυγε από το φάκελο Εξερχόμενα και βρίσκεται στα Απεσταλμένα.
- Περίμενε απάντηση μέσα σε λογικό χρόνο (συνήθως 1-2 εργάσιμες ημέρες).
- Αν δεν λάβεις απάντηση, έλεγξε αν το email σου δεν μπήκε στα Ανεπιθύμητα του παραλήπτη.
Συχνά λάθη
- ⚠️ Θέμα email κενό ή ασαφές.
- ⚠️ Πολύ μεγάλα ή μπερδεμένα κείμενα χωρίς σαφή δομή.
- ⚠️ Χρήση ακατάλληλης γλώσσας ή συντομογραφιών που δεν καταλαβαίνει ο παραλήπτης.
- ⚠️ Ξεχάσεις να βάλεις χαιρετισμό ή κλείσιμο.
- ⚠️ Αποστολή email χωρίς έλεγχο ορθογραφίας.
Αν δεν λυθεί — τι να στείλεις στο support (λίστα)
- ✅ Περιγραφή του προβλήματος με απλά λόγια.
- ✅ Την ώρα και ημερομηνία που συνέβη το πρόβλημα.
- ✅ Τι ακριβώς έκανες πριν εμφανιστεί το πρόβλημα.
- ✅ Αν υπάρχει, το μήν
